การส่งอีเมล์ด้วย Mail Merge ผ่าน Microsoft Word 2013

Email email email

Creative Commons License Keith Ramsey via Compfight

 

สำหรับมนุษย์เงินเดือน ในหลายๆ แผนกก็มีความจำเป็นที่จะต้องส่งอีเมล์ไปหาคนเป็นจำนวนมากๆ ในคราวเดียว โดยมีเงื่อนไขว่าจะต้องทำการ Personalized หรือ ทำให้เนื้อหาของอีเมล์แต่ละฉบับที่ส่งออกไปถูกแต่งขึ้นมาเฉพาะสำหรับผู้รับคนนั้นๆ โดยเฉพาะ ในขณะที่เนื้อหาส่วนใหญ่อีกจำนวนหนึ่ง จะมีเหมือนกันทุกฉบับ ซึ่งหากส่งด้วยวิธีปกติ คือการ Copy & Paste ทีละฉบับแล้วแก้เนื้อหาเฉพาะส่วน จะกินเวลานานมากๆ ในกรณีนี้ Microsoft Office มีฟังก์ชั่นเข้ามาช่วยเรื่องนี้โดยเฉพาะ ชื่อว่า Mail Merge ครับ

 

ฟังก์ชั่น Mail Merge นั้น มีมาตั้งแต่ Microsoft Office รุ่นเก่าแก่แล้ว แต่ในบทความนี้จะขอยกตัวอย่างจาก Microsoft Office 2013 นะครับ แต่สามารถนำไปประยุกต์ใช้กับ Microsoft Office เวอร์ชันก่อนหน้าได้ มันจะแตกต่างกันที่ User Interface นิดหน่อยครับ ซึ่งการทำ Mail Merge สิ่งที่ต้องเตรียมก็ไม่มากครับ มีดังนี้

  • Microsoft Outlook พร้อม Email account เพราะตัวฟังก์ชั่น Mail Merge นี่จะใช้ Microsoft Outlook เป็นต้วส่งอีเมล์ครับ
  • Microsoft Word เอาไว้สำหรับเขียนเนื้อหาของอีเมล์ และเป็นพระเอกของการทำ Mail Merge นี้เลย
  • Microsoft Excel เอาไว้สร้างรายชื่อของผู้รับที่เราต้องการจะส่งอีเมล์ไปหา พร้อมเนื้อหาที่เป็น Personalized ด้วย

 

เตรียมรายชื่อและเนื้อหาที่จะทำ Personalized บน Microsoft Excel

ก่อนอื่นเลย ก็เปิดโปรแกรม Microsoft Excel ขึ้นมาแล้วก็เตรียมรายชื่อกับเนื้อหาที่จะทำ Personalized ครับ ซึ่งอาจจะพิมพ์เอาเองทั้งดุ้น หรือหากข้อมูลอยู่ในโปรแกรมบางอย่างหรือฐานข้อมูลบางตัว ก็ Export ข้อมูลออกมาช่วยเตรียมก็ได้ ยกตัวอย่างเช่น จะส่ง Mail Merge ไปหาลูกค้าทั้งหมด ก็อาจจะ Export ข้อมูลลูกค้ามาจากฐานข้อมูลของบริษัท เป็นต้น

 

Mail Merge 01

 

จุดสำคัญในการเตรียมคือ แถวแรกสุดควรจะเป็นชื่อของฟิลด์ (Field) ครับ เอาไว้สำหรับบอกว่าแต่ละคอลัมน์นั้นมีข้อมูลอะไรไว้ เวลาไปทำ Mail Merge จะได้ไม่สับสน ยกตัวอย่างเช่นในรูปข้างบน

  • คอลัมน์ A มีชื่อว่า Name เอาไว้เก็บข้อมูลลูกค้า
  • คอลัมน์ B มีชื่อว่า Money owed เอาไว้เก็บข้อมูลเงินที่ลูกค้าค้างชำระ
  • คอลัมน์ C มีชื่อว่า Wordings เอาไว้เก็บเนื้อหาของอีเมล์ในส่วนที่เป็น Personalized
  • คอลัมน์ C มีชื่อว่า Email เอาไว้เก็บอีเมล์ของลูกค้าที่จะเป็นผู้รับอีเมล์

และแต่ละแถวต่อมา ก็จะเป็นข้อมูลสำหรับผู้รับแต่ละคน ฉะนั้นจะส่งอีเมล์ไปกี่ฉบับ ก็อยู่ที่ว่าเตรียมข้อมูลเอาไว้กี่แถว … จุดสำคัญจุดที่สองก็คือ มันจะต้องมีคอลัมน์นึงเอาไว้เก็บอีเมล์ของผู้รับแต่ละคนด้วยครับ

 

เขียน Mail Merge บน Microsoft Word

ขั้นต่อมาคือเริ่มเขียน Mail Merge ครับ สำหรับ Microsoft Office 2013 นั้นให้ไปที่แถบชื่อ Mailings แล้วคลิกตรงตัวเลือก Start Mail Merge แล้วเลือก Step-by-Step Mail Merge Wizard จะสะดวกที่สุด … สำหรับ Microsoft Office เวอร์ชั่นก่อนหน้า ก็จะมีตัวเลือกคล้ายๆ กันนี้ แต่ว่าจะแตกต่างกันตรงตำแหน่งของตัวเลือกเท่านั้นแหละ ลองไปหาดูครับ

 

Mail Merge 02

 

ถัดมา ดูที่ทางขวามือ จะเห็นตัวเลือกเริ่มทำ Mail Merge ครับ ตรง Select document type ให้เลือกเป็น E-mail messages แล้วคลิกที่ Next starting document ครับ … ขั้นตอนทั้งหมดมีแค่ 6 ขั้นเท่านั้น ไม่ได้ยุ่งยากอะไร

 

Mail Merge 03

 

ในขั้นที่ 2 ก็แค่เลือกว่า User the current document ซึ่งหมายถึง ใช้เอกสาร Microsoft Word ที่อยู่ในตอนนี้นั่นเอง แต่หากเรามีเอกสารที่เตรียมเอาไว้อยู่แล้ว ก็เลือก Start from existing document ก็ได้นะครับ จากนั้นก็คลิกที่ Next: Select recipients เพื่อเข้าสู่ขั้นที่ 3

Mail Merge 04

 

ในขั้นที่สามนี้ ก็เป็นตอนที่ไฟล์ Excel ที่เราเรียมไว้จะเข้ามามีบทบาทครับ โดยเลือกไปที่ Select recipients เป็น Use an existing list และคลิกที่คำว่า Browse จากนั้นก็ไปเลือกไฟล์ Excel ที่เราเตรียมไว้

Mail Merge 05

 

พอเลือกไฟล์ Excel เสร็จแล้ว มันจะถามว่าข้อมูลอยู่ใน Sheet ไหน หากไฟล์ Excel เรามีหลาย Sheet ก็ต้องเลือกให้ถูกต้องนะครับ แต่อย่างในกรณีของผมเนี่ย ผมมีแค่ Sheet เดียวครับ ก็ไม่ต้องคิดอะไรมาก เช็คให้ดีๆ ว่า First row of data contains column headers ทำเครื่องหมายถูกแล้วหรือยัง (เพราะแถวแรกของผมเป็นชื่อคอลัมน์ จำได้ไหม) แล้วก็คลิก OK ไปเลย

 

Mail Merge 06

 

พอเลือกเรียบร้อยแล้ว ก็จะเห็นรายชื่อของผู้รับที่อยู่ในไฟล์ Excel ซึ่งตรงนี้เราสามารถที่จะทำอะไรได้อีกหลายๆ อย่าง เพื่อเตรียมข้อมูล ในกรณีที่เราลืมทำบน Microsoft Excel เช่น

  • Sort เพื่อเรียงลำดับก่อนหลังของข้อมูล (กรณีที่ลำดับการส่ง ก่อน-หลัง เป็นเรื่องสำคัญ)
  • Filter เพื่อกรองรายชื่อออก ในกรณีที่เราไม่ได้ต้องการส่งอีเมล์หาทุกคน แต่ไม่อยากลบรายชื่อออก
  • Find duplicates เอาไว้เช็คว่ามีข้อมูลซ้ำกันไหม จะได้ไม่ต้องเผลอไปส่งซ้ำ
  • Find recipient เอาไว้สำหรับหาผู้รับจากในไฟล์ เพื่อเช็คข้อมูล ในกรณีที่ต้องการเช็คข้อมูลเฉพาะคน
  • Validate addresses เอาไว้ตรวจสอบว่า ที่อยู่ในอีเมล์ถูกต้องหรือไม่ แต่อันนี้จำเป็นต้องดาวน์โหลด Add-in มาติดตั้งก่อนนะครับ ไม่มีประโยชน์อะไรกับการส่งอีเมล์ (และที่สำคัญ มันเป็น 3rd Party add-in ที่ดูเหมือนจะเน้นไปที่การใช้งานในสหรัฐอเมริกาเป็นหลักน่ะ)

 

Mail Merge 07

 

ถ้าไม่ต้องทำอะไรแล้ว ก็คลิก OK ไปเลยครับ จากนั้นคลิก Next: Write your e-mail message แล้วก็เริ่มเขียนอีเมล์เลยครับ … และ ณ ตรงจุดนี้แหละ ที่เราจะสามารถแทรกข้อมูลจากไฟล์ Excel ที่เราเตรียมไว้ ลงไปในเนื้อหาของอีเมล์ได้

 

Mail Merge 08

การแทรกข้อมูลจากไฟล์ Excel สามารถทำได้โดยการคลิกไปที่ Mailings > Insert Merge Field ครับ แล้วก็เลือก Field ที่เราต้องการใส่เข้าไป … ตรงนี้แหละ ที่ผมบอกว่าการตั้งชื่อ Field เอาไว้มันสำคัญ เพราะเราจะได้รู้ว่าอันไหนควรแทรกไว้ตรงไหนไง เช่นกรณีนี้ หลังคำว่า “คุณ” ผมก็จะแทรก Field ชื่อว่า Name ลงไป

 

Mail Merge 09

พอแทรกข้อมูลเข้าไปแล้ว มันจะมีลักษณะเป็น <<ชื่อ Field>> แบบนี้ครับ … ณ จุดนี้เราจะยังไม่เห็นว่าเนื้อหาในอีเมล์จะเป็นยังไง เราต้องคลิกตรงที่ Next: Preview your e-mail message ก่อนครับ

 

Mail Merge 10

 

ในขั้นตอนที่ 5 ที่เป็นการ Preview ดูเนื้อหาอีเมล์ เราจะเห็นครับว่าข้อความที่จะถูกส่งไปถึงผู้รับนั้นจะเป็นยังไง คลิกที่รูปด้านล่างเพื่อขยายดูครับ จะเห็นว่าในส่วนของ Field ต่างๆ ที่เราแทรกเข้าไป ก็กลายมาเป็นเนื้อหาอีเมล์ไปแล้ว ซึ่งเราสามารถเลื่อนไปดูฉบับอื่นๆ ได้ ด้วยการคลิกเพื่อเลื่อน Record ที่เป็นไอคอนรูปสามเหลี่ยมเดินหน้าถอยหลังนี่แหละ Mail Merge 12

 

Mail Merge 11

ถ้าทุกอย่างเรียบร้อยแล้ว ก็คลิกที่ Finish & Merge แล้วเลือก Send Email Messages… ได้เลยครับ

Mail Merge 13

จากนั้น ตรงตัวเลือก To: ให้เลือกฟิลด์ที่เป็นที่อยู่อีเมล์ครับ ซึ่งตรงนี้ผมตั้งชื่อไว้ว่า Email ครับ จะได้รู้ไงว่านี่คืออีเมล์ที่เราต้องการจะส่งไป (ย้ำอีกครั้ง นี่แหละคือความสำคัญของการตั้งชื่อ Field เอาไว้ไง) ส่วนตรง Subject line: ก็พิมพ์ข้อความที่จะเป็น Subject ของอีเมล์ลงไปครับ … หากเนื้อหาในอีเมล์มีการทำแบบอักษรต่างๆ เช่น ตัวหนา ทำสีอักษร แทรกรูปเอาไว้ ก็เลือก Mail format: เป็น HTML ด้วย

 

Mail Merge 14

จากนั้น หากต้องการส่งทั้งหมด ก็เลือก Send records เป็น All แล้วคลิก OK เลย … แต่ขอบอกนิดนึงก่อน ในกรณีที่ต้องส่งทีหลายร้อยฉบับ แนะนำให้ทยอยส่งทีละ 100 ก็พอนะครับ เพราะหากส่งคราวละมากๆ มีโอกาสสูงที่ทาง Server ของผู้รับอาจจะมองเราเป็นสแปมได้นะครับ ค่อยๆ ทยอยส่งไปดีกว่า

เห็นไหมครับ ไม่ยาก แค่ 6 ขั้นตอนเท่านั้น … คำแนะนำของผมคือ เตรียมข้อมูลทั้งหมดที่จะส่งให้เรียบร้อยไว้ในไฟล์ Excel เลยจะดีที่สุดนะครับ

The following two tabs change content below.
บล็อกเกอร์สายรีวิวที่มีความสนใจในด้านเทคโนโลยี จิตวิทยา และทรัพยากรมนุษย์ และเนื่องจากได้ร่ำเรียนปริญญาโทภาควิชาจิตวิทยาอุตสาหกรรมและองค์การ (แต่ไม่จบเพราะมัวแต่เอาความรู้มาใช้จริง จนลืมทำวิทยานิพนธ์) จึงคิดว่าจะเป็นการดีที่จะนำความรู้ด้านทรัพยากรบุคคล และจิตวิทยาที่ได้ มาเผยแพร่เพื่อคนอื่นๆ ต่อ ... ปัจจุบัน เป็นวิทยากรรับเชิญในด้านต่างๆ อาทิ เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ อุปกรณ์พกพา โซเชียลมีเดีย ดิจิตอลมาเก็ตติ้ง และเป็นพาร์ทเนอร์กับกลุ่มบริษัท Adecco Thailand ในด้านเนื้อหากับโซเชียลมีเดีย

You may also like...

Leave a Reply

%d bloggers like this: