Lead การประชุมยังไงให้ได้เรื่อง

Examining graphs with other people on background

เครดิตภาพ: Flickr user Penn State

 

เคยเจอเรื่องแบบนี้กันมั้ยครับ ? –
เข้าประชุมหลายชั่วโมงแต่ไม่มีอะไรคืบหน้า / รายละเอียดเยอะมาก แต่บอกไม่ได้ว่าต้องทำอะไรต่อ / จำไม่ได้ว่าครั้งที่แล้วมีประเด็นอะไรอยู่ / หรือหนักไปกว่านั้น คือ คุยไปซักพัก ชักจะ “ออกทะเล” แล้วหาทางกลับเข้าฝั่งไม่ถูก ซะงั้น วันนี้เรามีเทคนิคการบริหารการประชุมมาฝากครับ

เริ่มต้นที่การบอกให้ที่ประชุมได้รู้ว่าการประชุมครั้งนี้

  1. มีความตั้งใจจะประชุมเพื่ออะไร Brainstroming หรือ เพื่อตัดสินใจ หรือเพื่อเคลียร์ปัญหาคาใจ กี่ประเด็น
  2. เวลาในการประชุมมีเท่าไหร่ บางครั้งถ้าประเมินว่า ใช้เวลากับประเด็นไหนมากไป จะได้ขอตัดบทให้เหมาะสม
  3. Present Status ในเรื่องที่กำลังคุยกัน สถานการณ์ปัจจุบัน อยู่ตรงจุดไหน เป็นยังไง
  4. Desire Status สำหรับเรื่องที่กำลังคุยกัน เราอยากเห็นมันเป็นยังไง
  5. มีจุด Check point อะไร หรือรู้ได้ยังไงว่าสำเร็จ หรือถึงจุดที่เราต้องการแล้ว ลงรายละเอียดซักนิดว่าจะวัดผลยังไง ยิ่งชัดยิ่งดี จะได้รู้ว่าต้องทำอะไร ยังไง
  6. คุยกันต่อที่คุณค่าของงานที่กำลังพูดคุยกันอยู่ว่า ถ้าทำมันสำเร็จ จะมีประโยชน์ต่อพวกเรายังไง ใคร/ฝ่ายไหน ได้ประโยชน์บ้าง — การที่เรารู้คุณค่า หรือรู้ว่างานที่เราทำมีความหมายยังไง จะทำให้เรามีกำลังใจในการทำงานเพิ่มขึ้นครับ
  7. ระหว่างพูดคุย ผู้นำการประชุมหรือผู้ดำเนินการประชุม ต้องคอยเช็คด้วยว่าประเด็นที่กำลังพูดคุย มีส่วนเกี่ยวข้องกับหัวข้อ(วาระ)การประชุมมั้ย ถ้าไม่เกี่ยว อาจขอให้เปลี่ยนเรื่อง หรือยกหัวข้อนั้น ไปพูดคุยในครั้งถัดไป
  8. เวลาพูดคุย ควรมีการพูดทวนสิ่งที่พูดคุยกันมาเป็นระยะ เพื่อเช็คว่า ทุกคนเข้าใจตรงกันมั้ย
  9. ก่อนจบการประชุม จะต้องสรุปประเด็นหลักๆ ทำไว้เป็นข้อๆ นอกจากจะทำเพื่อให้เกิดความชัดเจน และนำไปปฏิบัติในขั้นตอนต่อไปง่ายขึ้นแล้ว ยังมีไว้เพื่อการประชุมครั้งถัดไป จะได้กลับมาคุยกันต่อได้อย่างถูกจุดอีกด้วย

ในการประชุมแต่ละครั้ง อาจใช้บางข้อมากน้อย ต่างกันไป ขอเพียงก่อนมีการประชุม เรามีเฟรมว่า เราตั้งใจจะทำอะไร มีเวลาเท่าไหร่ อยากได้อะไร สำคัญยังไง ต้องทำอะไรถึงจะได้มา เอาให้ชัดเจน จับต้องได้ เพียงเท่านี้การประชุมไม่ว่าจะเล็กหรือใหญ่ รับรอง ได้เรื่อง และ ไม่ออกทะเล แน่นอน !

แล้วพบกันใหม่นะครับ

The following two tabs change content below.
@suttisakw โค้ชก้องเชื่อเสมอว่า หน้าที่อย่างนึงในชีวิตคนเราคือ การซัพพอร์ตคนอื่นให้เค้าได้เป็นในแบบที่เค้าอยากเป็น // ด้วยทักษะด้านการคิดสร้างสรรค์ การทำความฝันให้จับต้องได้ การแก้ปัญหาให้เป็นไปตามโจทย์ที่ต้องการ // และด้วยความรู้ด้าน ENNEAGRAM และ NLP; The Global Standard ในระดับ Master ปัจจุบันเป็นโค้ช ด้านการพัฒนาตนเอง ให้ผู้คนได้เป็น/ทำ/มี ในแบบที่เค้าเหล่านั้นต้องการ

You may also like...

Leave a Reply

%d bloggers like this: