Flash Fill ฟังก์ชั่นสารพัดประโยชน์ใน Microsoft Office 2013

MS Excell 2013 Flash Fill

 

 

บ่อยครั้งที่ข้อมูลที่เราได้มาในรูปของ Microsoft Excel นั้น มันอยู่ในรูปแบบของข้อความที่ซับซ้อน ที่เราจำเป็นต้องดึงเอาเฉพาะข้อความบางอย่างไปใช้งานต่อ ซึ่งในอดีต เราต้องเขียนสูตร (เช่น ตัวอย่างการใช้ฟังก์ชั่น search() ร่วมกับ left() เพื่อดึงเฉพาะข้อมูลที่ต้องการ ที่ผมเคยเขียนแนะนำไปในก่อนหน้านี้) หรือใช้ลูกเล่น Text-to-column เข้ามาช่วยในการดึงข้อความที่ต้องการออกมา หากยังนึกภาพไม่ออก ให้ลองไปดาวน์โหลด ไฟล์ตัวอย่างสำหรับ Flash Fill นี้มาดูครับ

รายชื่อบริษัทมหาชนภายในไฟล์

รายชื่อบริษัทมหาชนภายในไฟล์

 

ในไฟล์ตัวอย่างของผมนี้ จะเป็นรายชื่อบริษัทมหาชน พร้อมที่อยู่ และหมวดหมู่ธุรกิจ แต่คำถามมีอยู่ว่า หากเราต้องการจัดหมวดหมู่ของบริษัทเหล่านี้ โดยแยกตามจังหวัด จะทำยังไง? แล้วถ้าอยากได้เฉพาะชื่ออำเภอ (หรือเขต) ล่ะ หรืออยากได้เฉพาะชื่อตำบล (หรือแขวง) ล่ะ?!? การใช้ Text-to-column ในกรณีแบบนี้ไม่สะดวกอย่างมาก เพราะตัวคั่นที่พอใช้ได้ก็น่าจะเป็นช่องว่างซึ่งมีอยู่เพียบ คงต้องทำ Column มาหลายอันแน่ๆ แต่ครั้นจะเขียนสูตรเพื่อดึงเฉพาะข้อความที่ต้องการมา ยิ่งปวดหัวเข้าไปใหญ่

 

Flash Fill เข้ามาอำนวยความสะดวกอย่างมาก

ฟีเจอร์ Flash Fill เป็นของใหม่ที่มาใน Microsoft Excel 2013 ครับ เวอร์ชันก่อนหน้าไม่มี โดยปกติ Flash Fill จะถูกเปิดเอาไว้เป็นค่า Default อยู่แล้ว แต่เพื่อความแน่ใจ ไปเช็คให้ดีก่อนว่า Microsoft Excel 2013 ของคุณเปิดใช้ฟีเจอร์นี้อยู่หรือเปล่า โดยไปที่ File > Options แล้วดูหัวข้อ Advanced

 

เปิดใช้งาน Flash Fill ที่นี่

เปิดใช้งาน Flash Fill ที่นี่

 

จากนั้นดูว่ามีการทำเครื่องหมายถูกที่ Enable AutoComplete for cell values หรือยัง และหากต้องการให้ Microsoft Excel 2013 ใช้งาน Flash Fill โดยอัตโนมัติเลย ก็ทำเครื่องหมายถูกตรง Automatically Flash Fill ด้วย

เมื่อเปิดใช้แล้ว ลองดูในไฟล์ที่ผมให้ดาวน์โหลดไปเมื่อกี้ครับ จะเห็นว่าข้อมูลที่เราต้องการอยู่ใน Column B เราก็พิมพ์ชื่อจังหวัดแรกลงไปใน Cell D2 ครับ โดยดูว่าที่อยู่ใน Cell B2 เป็นจังหวัดอะไร … อ่อ สงขลา … ก็พิมพ์ลงไป จากนั้น Cell D3 เราก็พิมพ์ กทม ครับ เพราะที่อยู่ใน Cell B3 เป็น กทม แต่ขณะที่กำลังพิมพ์อยู่นั้นเองการทำงานของ Flash Fill มันก็ขึ้นมาแบบอัตโนมัติให้เรา (เพราะเราเปิดใช้อยู่)

 

Flash Fill เติมชื่อจังหวัดให้โดยอัตโนมัติ

Flash Fill เติมชื่อจังหวัดให้โดยอัตโนมัติ

 

พอมันขึ้นแบบนั้นแล้ว ไม่ต้องพิมพ์ต่อนะครับ กด Enter ได้เลย แล้วก็เรียบร้อยครับ ไม่ต้องเสียเวลาพยายามเขียนสูตร หรือ ไปใช้ Text-to-column แต่อย่างใด แค่พิมพ์ จบ เป็นฟีเจอร์ที่ใครๆ ก็ใช้ได้

 

แว้บ Flash Fill เติมข้อมูลให้หมดเรียบร้อยเลย

แว้บ Flash Fill เติมข้อมูลให้หมดเรียบร้อยเลย

 

ลองใหม่ ลบ Column D ออก แล้วเปลี่ยนมาลองพิมพ์ อำเภอบางกล่ำ (ซึ่งเป็นอำเภอที่ปรากฏอยู่ในที่อยู่ใน Cell B2) แทน แต่งวดนี้ผมไม่อยากเสียเวลาพิมพ์ชื่ออำเภอที่สอง หรือเขตที่สอง ผมจะสั่ง Flash Fill แบบ Manual เอาครับ ซึ่งทำได้โดยการไปที่ Data > Flash Fill หรือง่ายกว่านั้น กด Ctrl + E ไปเลย

 

สั่ง Flash Fill ด้วยตนเองก็ได้

สั่ง Flash Fill ด้วยตนเองก็ได้

 

ความเจ๋งของมันคือ การทำ Localization ครับ พอเราพิมพ์อันแรกเป็น “อำเภอบางกล่ำ” แล้วสั่งให้ Microsoft Excel 2013 ทำการ Flash Fill ที่เหลือ มันรู้ได้ทันทีว่าต้องเอาสิ่งที่อยู่หลังคำว่า “อำเภอ” มาใช้ และ “เขต” ก็คือสิ่งที่เทียบเท่าอำเภอ

 

Flash Fill ดึงข้อมูลเฉพาะอำเภอและเขตมาให้เลย

Flash Fill ดึงข้อมูลเฉพาะอำเภอและเขตมาให้เลย

 

เชื่อมข้อมูลระหว่างเซลล์ได้ง่ายๆ โดยไม่ต้องรู้สูตร Microsoft Excel

ทีนี้หากเราต้องการบอกว่า บริษัทนี้เป็นหมวดหมู่ธุรกิจอะไร เช่น “บริษัท 2 เอส เมทัล จำกัด (มหาชน) เป็น ธุรกิจขนาดกลาง” แบบนี้ ถ้าเป็นเมื่อก่อน ก็ต้องพิมพ์สูตรลงไปใน Cell D แบบนี้ =A2&” เป็น”&C2 เพื่อบอกว่า ให้เอาข้อมูล A2 กับ C2 มาแสดง โดยเชื่อมด้วยข้อความว่า ” เป็น”

 

เขียนสูตรเพื่อเชื่อมข้อมูล 2 Cells เข้าด้วยกัน

เขียนสูตรเพื่อเชื่อมข้อมูล 2 Cells เข้าด้วยกัน

 

แต่ถ้าเป็น Flash Fill ละก็ ให้เราพิมพ์ใน Cell D2 ว่า “บริษัท 2 เอส เมทัล จำกัด (มหาชน) เป็น ธุรกิจขนาดกลาง” จากนั้นกด Ctrl + E เพื่อสั่งให้ Microsoft Excel 2013 ทำการ Flash Fill เลย แค่นี้ก็เรียบร้อยเลยครับ

 

ไม่ต้องพิมพ์สูตร ก็เชื่อมข้อความระหว่าง Cell ได้

ไม่ต้องพิมพ์สูตร ก็เชื่อมข้อความระหว่าง Cell ได้

 

นอกจากนี้ เรายังสามารถพิมพ์ด้วยรูปแบบต่างๆ ได้ตามใจ เช่น ผมอาจจะไม่อยากให้มีคำว่า “จำกัด (มหาชน)” ตอนผมพิมพ์ข้อมูลลง Cell D2 ผมก็พิมพ์แค่ “บริษัท 2 เอส เมทัล เป็นธุรกิจขนาดกลาง” แทน แล้วพอ Flash Fill ข้อมูลอื่นๆ ก็จะมาในรูปแบบเดียวกันเลย

 

ใช้ Flash Fill ทำ Formatting พวกเบอร์โทรก็ได้

บางครั้งเราได้เบอร์โทรมา แล้วมันไม่ได้อยู่ในรูปแบบ x-xxxx-xxxx ตามมาตรฐาน แถมตอนคนกรอกข้อมูล เจ้า Microsoft Excel ก็ดันมองเลขศูนย์ตัวแรกสุดไม่มีค่า เอามันออกไปซะงั้น เราก็ใช้ Flash Fill ในการจัดรูปแบบให้เบอร์โทรเหล่านี้ได้ และใส่ศูนย์กลับเข้าไปได้ด้วย อย่างในกรณีนี้ ผมแค่พิมพ์เบอร์โทรในรูปแบบที่ต้องการลงไปใน Cell B2 แบบรูปด้านล่างนี่

 

ต้องใส่ ' ก่อน เพื่อบอก Microsoft Excel ว่านี่เป็นข้อความ ไม่ใช่ตัวเลข

ต้องใส่ ‘ ก่อน เพื่อบอก Microsoft Excel ว่านี่เป็นข้อความ ไม่ใช่ตัวเลข

 

ต้องใส่เครื่องหมาย ‘ ก่อนนะครับ เพราะไม่งั้น Microsoft Excel จะมองเป็นตัวเลข การใส่เครื่องหมาย ‘ นำหน้าก็เพื่อบอกว่า ให้ Microsoft Excel มองข้อมูลนี้เป็น Text … จากนั้น ลองกด Flash Fill ดูก็จะได้แบบนี้

 

แปลงตัวเลขให้กลายเป็นเบอร์โทรที่มีรูปแบบชัดเจน

 

เรียบร้อยครับ ทุกอย่างอยู่ในรูปแบบที่ต้องการเลย สะดวกมาก ไม่ต้องเขียนสูตรให้วุ่นวาย (ไม่สิ บางอย่างนี่ นึกไม่ออกเลย จะเขียนสูตรได้ยังไง)

 

Flash Fill ไม่ใช่ยาครอบจักรวาล

ฟีเจอร์ Flash Fill เป็นแค่การตรวจสอบรูปแบบของข้อความ จากนั้นจึงทำการเติมข้อมูลให้โดยอัตโนมัติ หากข้อมูลของเรามันมี “รูปแบบ” ที่ชัดเจน (เช่น อยู่เป็นกลุ่มที่สามเสมอ หรือนำหน้าด้วยคำคำนึงเสมอ อะไรแบบนี้) มันจะช่วยเติมข้อมูลให้เราได้สบายๆ แต่หากข้อมูลของเราสะเปะสะปะ ไม่มีรูปแบบ Flash Fill ก็ช่วยไม่ไหวนะครับพี่น้อง

 

ถ้า Flash Fill หารูปแบบของข้อความไม่ได้ มันจะขึ้นข้อความแบบนี้

ถ้า Flash Fill หารูปแบบของข้อความไม่ได้ มันจะขึ้นข้อความแบบนี้

 

อย่างเช่น ในไฟล์ตัวอย่างของผม การจะพยายามเอาชื่อถนนออกมามันยากมาก เพราะที่อยู่ของบางบริษัทไม่มีถนนเลย และบางที่ก็ใช้คำว่า ถ. แทน ซึ่ง Microsoft Excel 2013 นั้นไม่สามารถหารูปแบบที่ชัดเจนได้ครับ ก็จะทำไม่ได้

The following two tabs change content below.
บล็อกเกอร์สายรีวิวที่มีความสนใจในด้านเทคโนโลยี จิตวิทยา และทรัพยากรมนุษย์ และเนื่องจากได้ร่ำเรียนปริญญาโทภาควิชาจิตวิทยาอุตสาหกรรมและองค์การ (แต่ไม่จบเพราะมัวแต่เอาความรู้มาใช้จริง จนลืมทำวิทยานิพนธ์) จึงคิดว่าจะเป็นการดีที่จะนำความรู้ด้านทรัพยากรบุคคล และจิตวิทยาที่ได้ มาเผยแพร่เพื่อคนอื่นๆ ต่อ ... ปัจจุบัน เป็นวิทยากรรับเชิญในด้านต่างๆ อาทิ เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ อุปกรณ์พกพา โซเชียลมีเดีย ดิจิตอลมาเก็ตติ้ง และเป็นพาร์ทเนอร์กับกลุ่มบริษัท Adecco Thailand ในด้านเนื้อหากับโซเชียลมีเดีย

You may also like...

Leave a Reply

%d bloggers like this: