ประโยชน์ของฟังก์ชั่น search() ใน Microsoft Excel เมื่อใช้คู่กับ left()

ตัวอย่างการใช้ Search Function

 

ในการทำงานด้วย Microsoft Excel นั้น บ่อยครั้งที่เรามีความจำเป็นต้องแยกข้อมูลใน Cell ออกมาเพื่อนำไปใช้เพื่อการอื่นต่อ อย่างเช่นในรูปด้านบนจะเห็นว่าข้อมูลใน Column A นั้นชื่อว่า Description ซึ่งประกอบไปด้วยข้อมูลส่วนที่เป็น Category ที่เก็บไว้ในเครื่องหมาย [ ] และข้อมูลในส่วนที่เป็น Description จริงๆ ซึ่งเราอยากจะเอาข้อมูลดังกล่าวไปแยกเป็น Column B โดยเอาเฉพาะแต่ส่วนที่เป็น Category ออกมา ซึ่งใน Microsoft Excel นั้น เราสามารถทำได้ด้วยคุณสมบัติ Text-to-Column

 

ตัวอย่าง Text-to-Column ใน Microsoft Excel

 

แต่การใช้ Text-to-Column มักจะลงเอยด้วยการได้ข้อมูลที่เกินความจำเป็น อย่างเช่นในกรณีนี้ ในการแยกข้อมูลใน Column A นั้น เราต้องแยกด้วย Space ซึ่งทำให้มันถูกแยกออกมาเป็น 3 Columns เลย ทำให้เราได้ Column เกินมา 2 อันโดยไม่จำเป็น แล้วก็ต้องมาวุ่นวายกับการลบออกทุกครั้ง

ในกรณีนี้ Microsoft Excel มีอยู่ฟังก์ชั่นนึงที่น่าจะเข้ามาช่วยได้ นั่นคือ left() เพราะฟังก์ชั่นนี้ จะทำการตัดข้อมูลใน Cell โดยเริ่มจากทางซ้ายมาแสดงตามจำนวนตัวอักษรที่กำหนด … อ่านคำอธิบายแล้วอาจจะงง ลองดูตัวอย่างกันนะครับ

 

ตัวอย่างการใช้ Left function ของ Microsoft Excel

 

ผมพิมพ์ =LEFT(A2,9) ลงไปใน Cell B2 สิ่งที่ฟังก์ชั่นนี้ทำก็คือ ดึงเอาข้อมูลใน Cell A2 โดยนับจากทางซ้ายมา 9 ตัวอักษร ซึ่งทำให้ผมได้ [Example] ซึ่งเป็นสิ่งที่ผมต้องการออกมา … แต่ปัญหาก็คือ พวก Category ที่ผมต้องการดึงออกมา มันไม่ได้ยาว 9 ตัวอักษรเสมอไปนี่น่ะสิครับ [Test] นี่ก็ 6 ตัวอักษร ส่วน [Homework] นี่ก็ 10 ตัวอักษร จะให้ไปนั่งไล่พิมพ์สูตรลงไปทีละ Cell ก็ไม่ไหว

ตรงนี้แหละครับ ที่ฟังก์ชั่น search() จะเข้ามาช่วย …

การทำงานของฟังก์ชั่น search() นั้นจะอยู่ในรูปของ search(find_text,within_text,start_number) ครับ เมื่อ

  • find_text คือ ตัวอักษร หรือ ข้อความที่เราต้องการหา
  • within_text คือ ข้อความหลักที่เราต้องการจะเข้าไปหาตัวอักษรหรือข้อความที่ระบุใน find_text
  • start_number คือ จำนวนตัวอักษรที่ต้องการจะเริ่มค้นหา โดยนับจากซ้ายสุดเสมอ หากไม่ระบุ ก็จะถือว่าเริ่มจากตัวอักษรตัวแรก

เมื่อหาเจอแล้ว ฟังก์ชั่น search() ก็จะทำการคืนค่าออกมาเป็นจำนวนตัวอักษรนับจากทางซ้ายมาจนถึงจุดที่เจอตัวอักษรหรือข้อความที่ต้องการจะค้นหา เช่น =SEARCH(“|”, “My Company | About”) ก็จะคืนค่ามาเป็น 12 เพราะ My Company | นั้นนับได้ 12 ตัวอักษรครับ

และเมื่อเราเอาฟังก์ชั่น search() มาใช้ร่วมกับฟังก์ชั่น left() เราก็จะสามารถดึงข้อมูลเฉพาะที่ต้องการได้ โดยไม่ต้องสร้าง Column ที่มากเกินความจำเป็นครับ แบบนี้

 

ตัวอย่างการใช้ SEARCH() และ LEFT() ร่วมกัน เพื่อให้ได้ข้อมูลที่ต้องการ

 

ใน Cell B2 พอพิมพ์เข้าไปว่า =LEFT(A2,SEARCH(“]”,A2)) แล้ว ก็หมายความว่าให้เอาข้อมูลจาก Cell A2 มา โดยนับจากทางซ้ายมาเป็นจำนวนตัวอักษรตามที่ได้จากฟังก์ชั่น SEARCH(“]”, A2) ซึ่งค้นหาจำนวนตัวอักษรจากทางซ้ายใน Cell A2 มาจนกระทั่งเจอตัวอักษร ] ครับ ฉะนั้นเมื่อใช้สูตรตามนี้ ไม่ว่าจะเป็น [Example] [Test] หรือ [Homework] ฟังก์ชั่น search() ก็จะคืนค่ามาเป็นจำนวนตัวอักษรที่เหมาะสม เพื่อเอาไปใช้กับฟังก์ชั่น left() ต่อได้นั่นเอง และเมื่อเราพิมพ์สูตรใน Cell B2 เสร็จแล้ว เราก็ Copy สูตรไปวางใน Cell อื่นๆ ต่อได้สบายๆ แล้วครับ

เห็นไหมครับ ง่ายๆ

 

The following two tabs change content below.
บล็อกเกอร์สายรีวิวที่มีความสนใจในด้านเทคโนโลยี จิตวิทยา และทรัพยากรมนุษย์ และเนื่องจากได้ร่ำเรียนปริญญาโทภาควิชาจิตวิทยาอุตสาหกรรมและองค์การ (แต่ไม่จบเพราะมัวแต่เอาความรู้มาใช้จริง จนลืมทำวิทยานิพนธ์) จึงคิดว่าจะเป็นการดีที่จะนำความรู้ด้านทรัพยากรบุคคล และจิตวิทยาที่ได้ มาเผยแพร่เพื่อคนอื่นๆ ต่อ ... ปัจจุบัน เป็นวิทยากรรับเชิญในด้านต่างๆ อาทิ เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ อุปกรณ์พกพา โซเชียลมีเดีย ดิจิตอลมาเก็ตติ้ง และเป็นพาร์ทเนอร์กับกลุ่มบริษัท Adecco Thailand ในด้านเนื้อหากับโซเชียลมีเดีย

You may also like...

Leave a Reply

%d bloggers like this: